La reciente declaración en Chile de Fase 4 de la pandemia por Covid-19, ha impulsado cada vez a más empresas a adoptar el trabajo remoto, o home-office, como alternativa para seguir operando.

En The Canvas Group, consultora de innovación y estrategia, como parte de nuestras medidas para aportar a frenar la curva de contagio de este virus, hemos dispuesto que todos nuestros colaboradores trabajen desde sus hogares.

Ciertamente, no todas las personas pueden gozar de esta modalidad de trabajo, pero si tienes la posibilidad de hacerlo, acá te compartimos las cinco herramientas innovadoras que usamos en Canvas para trabajar entre nosotros y con nuestros clientes.

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1. Slack

Slack es una herramienta innovadora de conversaciones (chats) que sigue una línea muy similar a WhatsApp. ¿Y qué tiene de genial? ¿Por qué no usar WhatsApp?

Las empresas tienen la obligación de cuidar y mantener segura la información que manejan sus colaboradores, tanto la propia como de terceros. Este nivel de control no se puede lograr con WhatsApp y se necesita una herramienta que pueda ser gestionada centralmente.

En lo práctico, funciona muy parecido a nuestro querido Whatsapp, por ejemplo, se pueden crear canales que son equivalentes a los grupos de conversación y establecer conversaciones uno a uno con todos los miembros de Slack. A través de los canales, se pueden separar los distintos temas que se manejan en tus proyectos o en la empresa: desde temas generales como #ControlDeGestión hasta #CumpleañosDeLaEmpresa; los canales te ayudan a no confundir temas y mantener un historial para cada uno.

Por otra parte, Slack posee un motor de búsqueda muy eficiente que permite buscar en las distintas conversaciones palabras, documentos o archivos que se han compartido en el tiempo.

Pero donde Slack se separa de todo lo que conoces, es por el lado de la automatización y conexión con servicios de terceros. Puedes conectar tu Slack con distintos servicios, tales como como Google, Dropbox, SalesForce y muchos otros que mostramos más abajo, e incluso puedes programar tus propios bots para que los equipos conversen con ellos y obtengan información de los sistemas de tu empresa.

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2. Zoom

Para hacer videoconferencias, usamos Zoom. Si bien Zoom tiene muchas funcionalidades según lo que tu negocio necesita (sean clases particulares, grandes seminarios web o conectar tus salas de videoconferencia corporativas), nosotros nos quedamos con lo sencillo que es unirse a una reunión y la calidad sorprendente de su video, adaptándose muy bien a la calidad de la conexión que puedas tener en ese momento.

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3. Dropbox

Para gestión documental, nuestro aliado es Dropbox. Esta herramienta nos permite guardar, compartir y acceder fácilmente a todos los documentos que generamos en el trabajo del día a día.

Todos los archivos que trabajamos están permanentemente replicados en la “nube” de Dropbox, por lo que podemos compartir fácilmente nuestro trabajo y dormir tranquilos que todo está respaldado.

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4. Trello

Para gestionar el estado de avance de tareas o proyectos usamos Trello. Esta herramienta nos permite armar tableros virtuales donde ordenamos los elementos en tarjetas que se apilan en secciones que definimos de acuerdo a lo que necesitamos hacer.

Por ejemplo, podemos hacer un tablero Kanban para ordenar bajo columnas “por hacer”, “haciendo”, “hecho”, las tareas que desarrolla una célula ágil.

Los equipos de venta pueden armar un embudo de ventas, donde cada columna representa una etapa del proceso comercial y cada tarjeta es una oportunidad que va cambiando de estado en la medida que avanza la gestión de venta.

Otro elemento positivo de Trello es que permite que invites a colaboradores externos a participar, aumentando así la transparencia y la comunicación entre todos.

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5. Mural

En Canvas, como consultora de estrategia e innovación, nos apoyamos mucho en lienzos y murales para trabajar con los equipos en forma colaborativa. Dada la contingencia, donde los equipos ni nosotros podemos reunirnos de forma presencial, hemos llevado estos lienzos al mundo digital a través de Mural.

Así, podemos replicar los lienzos que ocupamos en talleres o para la implementación de proyectos, como el Business model Canvas o el Value Proposition Canvas en el mundo digital, permitiendo el trabajo colaborativo con grandes grupos de trabajo, tal como si estuviéramos con ellos presencialmente en una misma sala.

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Para cerrar

Existen muchas otras herramientas que pueden utilizar para potenciar el trabajo a distancia, algunas similares y otras específicas para distintos tipos de trabajos. Cuáles se usen en tu empresa, dependerá de tus necesidades y es necesario probar y darle una oportunidad por un tiempo para que se integren a la forma de trabajo de tu organización. La curva de adopción de estas herramientas parte lento al principio pero de a poco terminan siendo incorporadas a la cultura de trabajo. El uso de estas herramientas requiere algún nivel de cambio en algunas prácticas y creencias.

Lo que sí es transversal, y que va más allá de cualquier herramienta, es la importancia de la confianza que debe existir entre los miembros del equipo para que puedan trabajar con autonomía y puedan expresar el máximo potencial de su creatividad. Como consultora, creemos que es clave entregarle esa confianza a los colaboradores y facilitar su trabajo de modo que, como empresas, no dejemos de entregarles valor a nuestros clientes.

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