Hace poco más de un año, el mundo se detuvo unos instantes y nos enfrentó a una crisis que puso en jaque el ámbito de los negocios y la manera en la que estaban operando las empresas. Frente a esta situación, las organizaciones se vieron obligadas a reinventarse para encarar este escenario difícil, por lo que varias de ellas decidieron romper los procesos tradicionales y burocráticos, buscando maneras para fomentar la innovación y responder de manera ágil a los desafíos que se estaban presentando.
En nuestra última publicación, hemos abordamos los beneficios que se obtienen al implementar la agilidad en la organización; sin embargo, a menudo las empresas necesitan un fuerte impulso para extender esta mentalidad en sus procesos o estructuras más allá de ser una respuesta a la crisis sanitaria.
Sin ir más lejos, en nuestro país hemos evidenciado la evolución de algunas organizaciones que fueron capaces de detectar necesidades urgentes en sus clientes y el entorno, y tomaron la crisis como una oportunidad para crecer y reinventarse. Mercado Libre, por ejemplo, atendió la exigencia de los consumidores respecto a la distribución de los productos que compraban en línea, el stock y el tiempo de despacho, una situación que con la pandemia se intensificó y presentó varios inconvenientes en diversas industrias. En este sentido, Mercado Libre decidió arriesgarse e innovar en temas de logística, potenciando aún más su plataforma, para que miles de vendedores ofrezcan sus productos, con un sistema de pago que beneficia y protege al comprador y al vendedor y, también, creando sus propios programas de logística. Esto les ha permitido identificar rápidamente problemas y aplicar soluciones eficaces, además de probar y aprender en la marcha. Este enfoque ha facilitado que, aquellas pymes y marcas que venden a través de Mercado Libre, puedan entregar sus productos en menos de 48 horas y con una tasa de recepción de los paquetes de un 99%.
Igualmente, otra organización que innovó en esta crisis fue la Cervecería AB InBev, quienes, dentro sus gestiones, han buscado generar un aporte directo a la comunidad. Ante un escenario de salud crítico, esta organización decidió formar parte de la solución y reutilizó el alcohol sustraído de las cervezas “cero”, para generar gel antibacterial y donar estas unidades a distintos países de Latinoamérica y el mundo. El ímpetu por querer vincularse con su entorno y aportar, los llevó además a detectar otro problema: los planes de vacunación contra el Covid-19 se estaban viendo dificultado por falta de espacios. Esta situación los motivó a poner a disposición de la Municipalidad de Quilicura el estacionamiento de la planta de la compañía, para instalar vacunatorios y lograr que el proceso no fuese interrumpido.
De esta manera, algunas organizaciones han afrontado las dificultades del contexto mediante la agilidad, interviniendo de forma creativa e innovadora con acciones que las han llevado a potenciar la imagen de su organización, además de entregar servicios a la comunidad, crear alianzas estratégicas y mejorar las experiencias de los clientes. Ahora, si bien esta crisis ha encendido la innovación, también nos ha llevado a reflexionar que las organizaciones no pueden recurrir a la agilidad únicamente cuando se enfrentan a una situación de emergencia, pues ¿qué pasará cuando esto acabe?
En The Canvas Group compartimos el enfoque propuesto por Darrell K. Rigby, Sarah Elk, y Steve Berez en su publicación del Harvard Buisness Review, donde se propone que estos principios también tienen valor en tiempos normales y continuar con ellos puede ser la clave para transformar un negocio.
La mentalidad ágil que aflora en contextos extremos debe mantenerse en el tiempo y no desaparecer con la misma urgencia con la cual surgió. Por esta razón, es necesario implementar un modelo de negocio que perdure más allá de una crisis sanitaria o económica, y aquí planteamos algunos puntos claves que nos ayudarán en este proceso.
Los sistemas empresariales tienen un mayor impacto en el rendimiento a largo plazo que los individuos, por tanto, en aquellos momentos en que las innovaciones y la agilidad son altamente exitosas, lo ideal es mantener estos equipos ágiles encargados de generar innovaciones funcionando con el respaldo de una estructura organizacional definida. Asimismo, es conveniente difundir los principios de la agilidad en toda la organización, con especial énfasis en los líderes. Es importante involucrar a las personas mediante pruebas, aprendizajes y adaptación. Cada organización es un universo, por lo que copiar las ideas que a otros les ha funcionado no siempre es bueno, además que no permite que las personas desarrollen las habilidades que necesitan para adaptarse, personalizar y armonizar todos los elementos que conlleva la agilidad. Es necesario que cada individuo se tome su tiempo para entender y luego adaptarse a esta nueva forma de trabajo.
En situaciones de crisis, la velocidad de las innovaciones aumenta, no obstante, este ritmo debe mantenerse en tiempos normales. Una buena medida para este desafío es calcular el tiempo que transcurre entre la identificación de un problema u oportunidad, y la entrega de una solución innovadora.
El periodo que tarda un equipo en lanzar una innovación viene determinado por dos factores: el tiempo necesario para trabajar en la innovación y el tiempo dedicado a esperar a otros. Los plazos de espera incluyen retrasos causados por procesos operativos, y la mayoría de los equipos pasan solo del 15% al 20% de su tiempo trabajando. Reducir las fases de espera ayuda a que los equipos funcionen hasta cinco veces más rápido.
En este sentido, una forma de reducir los tiempos de espera es dividir programas grandes y largos en lotes más pequeños con ciclos de retroalimentación rápidos. Los lotes más pequeños permiten a las personas que trabajan en sistemas complejos iniciar, detener o modificar sus actividades rápidamente en respuesta a cambios o nuevas demandas. Del mismo modo, las engorrosas actividades de planificación y financiación no tienen que ocurrir en ciclos anuales, ya que esto obliga a los equipos de innovación a retrasar el inicio de otros proyectos o a posponer la eliminación de iniciativas que ya están fracasadas. Una metodología efectiva para lograr el aumento de velocidad, son los OKRs (objetivos y resultados claves) y en nuestra publicación de septiembre te contamos cómo hacerlo, ya que esto permite encaminar a la organización en una dirección clara y ambiciosa, alejándola de un largo y monolítico proceso de planificación.
Para poder mantener el éxito en entornos dinámicos, las empresas deben equilibrar dos actividades vitales: dirigir el negocio de manera confiable y eficiente, y cambiar el modelo de manera rápida y eficaz. Hay que tener en cuenta que un escaso enfoque en la innovación provoca que la organización sea estática y con poca adaptación. Asimismo, un limitado énfasis en las operaciones puede conducir a una mala calidad, altos costos y riesgos para los clientes y el negocio. El punto clave aquí es mantenerse alerta y anticipar próximas crisis, pero por sobre todo, crear un sistema que enfatice tanto la innovación como las operaciones del día a día.
No cabe duda de que la pandemia nos afectó en muchos aspectos y nadie estaba preparado para esto, a pesar de que ya en las últimas décadas habíamos sido testigos de hechos históricos que remecieron al mundo entero. No podemos saber cuáles serán los nuevos desafíos en el futuro, pero de lo que sí estamos seguros, es que la agilidad y sus principios, nos ayudarán a reaccionar en el momento preciso, creando las innovaciones necesarias para satisfacer a los clientes.
En The Canvas Group trabajamos a diario para ayudar a las organizaciones en sus caminos hacia la agilidad. Conoce más de nosotros en nuestra página web.
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