En el contexto empresarial es común hablar de la planificación y ejecución de tareas. Pero ¿cómo se gestionan realmente estas tareas? ¿Puedes mencionar 3 prioridades de la empresa donde trabajas? ¿Cómo están trabajando para alcanzar esos objetivos?

Debes tener en cuenta que, para ejecutar un plan, lo primero que debes saber es qué quieres lograr y cómo lo vas a conseguir. No basta con tener un buen plan o una gran idea; si no cuentas con un sistema para ejecutarlo con éxito, no llegarás a tu destino. Una metodología que puede ayudarte son los OKRs. En nuestro artículo anterior hablamos sobre qué son OKRs y cómo establecerlos.

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Ventajas de implementar una gestión basada en OKRs

Como dice el gato en el cuento de Alicia en el país de las maravillas:“quien no sabe hacia dónde va, no llega a ningún lado”, es por esto que las empresas deben implementar una metodología de gestión que les permita conseguir equipos de trabajo alineados en pro de un objetivo claro y compartido con las herramientas para poder ejecutar un plan en forma recurrente y consistente.

Tener un sistema de gestión basado en OKR te permite:

• Alineación y Cooperación.
  Los OKRs mejoran la colaboración entre diferentes equipos, resolviendo interdependencias y unificando iniciativas complejas, generando un enfoque claro y ordenando los esfuerzos.
• Compromiso.
  La fijación de OKRs conecta a los empleados con los objetivos, dando visibilidad y compromiso para todos.
• Autonomía y responsabilidad. Los equipos reciben una dirección clara y tienen mayor autonomía para elegir, es por eso que se hacen responsables de sus objetivos, creando obligaciones mutuas. En nuestro artículo mostramos porque es tan importante tener un norte claro.
• Comunicación clara.
  Una de las características de los OKRs es que son transparentes. Esto hace que la comunicación en el equipo sea más eficaz, ya que los equipos están al tanto de todos los objetivos, incluyendo los del CEO.

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Pasos para estructurar la metodología OKR.

Para tener un proceso de OKRs exitoso no basta con pensar en objetivos y resultados clave. Si quieres que esta dé resultados debes seguir algunos pasos que resultan esenciales.

Definir metas claras y específicas
En la metodología OKRs no debería haber complicaciones ni ambigüedades. Las metas que definas deben ser bien específicas, y esto aplica tanto para los objetivos como para los resultados claves. Solo así los colaboradores podrán entender lo que se quiere y estarán alineados para conseguir la meta.

Involucrar al equipo en la creación de objetivos
Es importante trabajar en conjunto incluso en la definición de objetivos. Por ello, estos no deben ser establecidos solo por los gestores o líderes, sino que todo el equipo debe estar involucrado.

Establecer plazos relativamente cortos
Para que el proceso sea abordable por los equipos y eficiente, lo mejor es que las metas no tengan plazos tan largos para su alcance. Así que lo más conveniente es establecer plazos que sean razonables, por ejemplo, trimestrales o semestrales.

Evaluar resultados de forma constante
Aunque el plazo de consecución sea de 3 o 6 meses, es importante que se realice una evaluación de los resultados de forma constante para asegurar la consistencia del trabajo. Puede hacerse semanalmente, por ejemplo, para así poder hacer ajustes rápidos que sean necesarios antes de seguir avanzando.

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Proceso de seguimiento, la clave para implementar los OKRs en los equipos de trabajo

Saber cómo estructurar la metodología OKR es relevante, pero para que puedas poner en práctica este conocimiento de forma exitosa necesitas implementar un modelo de seguimiento como el que proponemos en The Canvas Group. Al hacer seguimiento se puede saber exactamente cuáles son los avances para el logro de los objetivos y, además, se pueden adecuar las iniciativas para que cumplan con los resultados clave.

Creemos que para que el proceso de seguimiento sea exitoso y pueda proporcionar los resultados que se buscan debe tener tres tipos de reuniones en tres ámbitos de la empresa: nivel de empresa, nivel de equipos y nivel individual. Y es importante que entiendas en qué consiste cada uno para que la implementación de la metodología OKRs sea exitosa.

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1. Seguimiento

Este es el tipo de reunión en el que se dan actualizaciones sobre el trabajo del trimestre o de la semana. En cada ámbito, el objetivo de la reunión varía.

• Nivel empresa
  En esta reunión, que debería tener una frecuencia de cada dos semanas, tiene el objetivo de informar sobre los avances de cada objetivo, si existen barreras o riesgos para su ejecución y los próximos pasos que se van a dar para acercarse a la meta superior.
• Nivel equipos
  En esta reunión de seguimiento el objetivo es planificar el trabajo de la semana. La idea es que el equipo en conjunto especifique los logros que se quieren alcanzar en cada una de las iniciativas, se identifiquen riesgos o los recursos que necesitaran.
• Nivel individual
  A su vez cada persona debe llevar un control propio de sus avances, los cuales comunicará a su equipo. En caso de requerir ayuda para cumplir su iniciativa, debe comunicarlo también. Este nivel solo tiene relevancia en la reunión de seguimiento; no aplica para las restantes reuniones.

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2. Cierres y aprendizajes

Esta reunión se lleva a cabo para cerrar los OKRs trimestrales y/o evaluar sus objetivos y resultados. Cada nivel tiene sus propios objetivos en esta reunión.

• Nivel empresa
  Esta es una reunión que se realiza al final de cada trimestre y en la que intervienen todos. En ella los equipos presentan los resultados de sus OKRs y comparten sus aprendizajes.
• Nivel equipos
  Se debe evaluar los objetivos y resultados clave del OKR a cargo de cada equipo. Se analizará el nivel de cumplimiento, así como los aprendizajes.

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3. Nuevos OKRs

Esta es la tercera y última reunión del proceso de seguimiento de la metodología OKRs. En esta se crean los nuevos OKRs, por lo que se lleva a cabo al inicio del nuevo trimestre.

• Nivel empresa
  En esta reunión cada equipo presenta los nuevos OKRs trimestrales. La idea es que reciban un feedback de estos y se realicen las coordinaciones necesarias para comenzar a trabajar en ellos.
• Nivel equipos
  Tras identificar los aprendizajes de los OKRs del trimestre anterior, cada equipo diseña los nuevos OKRs e iniciativas del trimestre. Estos serán los que se presenten en la reunión con la empresa.

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4. Medición de resultados, la clave para una estrategia OKRs exitosa

Debes tener en cuenta que esforzarse no es sinónimo de logro de resultados. Y es que puede que tu equipo se esté esforzando al máximo, pero quizá al analizar los resultados observan que no se están acercando a la meta. De ser así es importante evaluar la estrategia porque algo está fallando.

En este caso, las métricas son fundamentales. Por ello, la medición de resultados debe ser el punto focal en una metodología OKR. Si bien es cierto que la gestión tiene que ver mucho con las personas, los datos son muy relevantes. Ya lo decía Peter Drucker, famoso consultor y profesor de negocios ‘Si no puedes medirlo, no puedes gerenciarlo…’.

Nuestra propuesta de OKR Canvas, por ejemplo, ofrece un plan de implementación idóneo en el que se incluye el análisis de la organización para conocer sus áreas de oportunidad, así como sus amenazas para saber en qué posición se encuentra.

Además, se establecen cuáles deberían ser los propósitos y aspiraciones de la empresa, así como los objetivos y resultados clave estratégicos. Asimismo, nuestra área de estrategia se encarga de ejecutar los planes y hacerle seguimiento. Así que, si buscas una consultora de transformación e innovación en Chile para comenzar a trabajar la metodología de gestión OKR, ¡contáctanos!

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