Todos reconocemos la importancia y la necesidad de las reuniones como herramienta fundamental para el intercambio de información, la discusión de puntos de vista y la toma de decisiones. Sin embargo, somos conscientes de que no todas las reuniones son igualmente productivas. Con frecuencia, nos enfrentamos al desafío de gestionar nuestro tiempo de manera eficiente y coordinar agendas para tener reuniones efectivas que transformen nuestra organización, lo que puede afectar la calidad y el resultado de nuestras interacciones.

Según Fred Kofman y su programa de Conscious Business, la mayoría de las recomendaciones en materia de reuniones se centra en el “cómo” y en cuán eficientes somos. Sin embargo, el esfuerzo por mejorar las reuniones debe comenzar con el “qué”, con un propósito correcto, pues una reunión efectiva debe realizarse con claridad del objetivo que se busca alcanzar a través de ésta.

Una estrategia efectiva para optimizar el tiempo dedicado a las reuniones consiste en reducir el número de temas a tratar, concentrándose en tomar acuerdos más que informar. Es importante entender que esta medida no implica que se pueda completar el trabajo en menos tiempo, sino que se requiere un compromiso significativo fuera del contexto de las reuniones para prepararlas, lo que es más efectivo en el uso del tiempo de cada uno.

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¿Cuál es el secreto?

Según el autor, el único objetivo de una reunión debe ser “decidir y comprometerse”, no existe otra razón por la cual valga la pena reunirse.

Por supuesto que para decidir y comprometerse es necesario compartir información, monitorear el progreso, informar sobre las actualizaciones, revisar materiales, discutir ideas, analizar opciones y evaluar costos y beneficios. Estas son formas razonables de invertir tiempo en una reunión, pero el objetivo último es tomar acción.

Para tomar acción de manera eficaz, un equipo debe decidir inteligentemente, comprometerse resolutamente y ejecutar impecablemente. Una reunión efectiva se enfoca en los primeros dos pasos, para poder así lograr el tercero.

Un ejemplo claro es el tenis o golf. Para quienes han aprendido a jugar estos deportes, probablemente han escuchado al instructor decir “péguele a la pelota con un movimiento fluido y continuo”. Si solamente le pegamos a la pelota, se cortará su movimiento y le pegaremos con menos fuerza. El objetivo correcto es terminar el movimiento, no pegarle a la pelota.

Lo mismo sucede con las reuniones, el objetivo final es tomar acción y para eso es necesario decidir y comprometerse. Si nos reunimos solo para discutir, nuestros esfuerzos se verán reducidos y trabajaremos con mucho menos efectividad. Por supuesto que tendremos que discutir para decidir y comprometernos, pero el objetivo correcto es hacer, no hablar.

Muchos equipos practican lo que él llama “gerencia vudú”. Creen que hablar sobre un asunto es suficiente para — mágicamente— resolverlo. Se enorgullecen de “trabajar” en algo mientras solamente expresan opiniones sobre lo que “se debe hacer”. Pero, no existe acción sin compromiso.

Reunirse efectivamente requiere que todos los participantes estén en el mismo espacio (virtual o presencial) al mismo tiempo. Según Fred Kofman, ésta es una propuesta cara. Solo existe una razón práctica que lo justifique: el diseño y evaluación interactivos de estrategias alternativas, y la decisión y el compromiso colectivo de encontrar una estrategia que el equipo crea es la más conducente para cumplir su misión.

Hay muchas maneras para que — sin tener que reunirse— un equipo se mantenga al día con el estado de las iniciativas: reciba reportes de progreso, comparta información, solicite aclaraciones, haga preguntas, exprese sus preocupaciones, plantee objeciones, haga sugerencias y proponga opciones. El correo electrónico y los documentos compartidos funcionan muy bien, aunque también existen innumerables herramientas colaborativas disponibles actualmente (ej. Miró, Mural).

La único que puede hacerse solo de una manera interactiva es evaluar el impacto global de los cursos de acción alternativos sobre la misión de un equipo. Este ejercicio requiere que cada uno de los miembros comparta información sobre su área de responsabilidad y conocimiento sobre las oportunidades y amenazas del entorno local.

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¿Cómo hacerlo en la práctica?

El Test Ácido

Tome un marcador rojo y busque en su agenda términos como “discutir”, “actualizar”, “revisar” y otros verbos no decisivos. Táchelos y vea lo que queda.

Luego pregúntese lo siguiente antes de realizar su próxima reunión.

Según Kofman, nos podríamos ahorrar hasta un 90% del tiempo que invertimos en reuniones, poniendo en práctica este test ácido.

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Algunos consejos prácticos

El autor sugiere que una reunión efectiva debe condensar las actualizaciones (de información, por ejemplo) en 1/4 del tiempo total de la reunión, y destinar 3/4 del tiempo restante para una discusión enfocada.

Señala, además, que los miembros del equipo necesitan ver el proceso de pensamiento del liderazgo, que está por detrás de la resolución del problema, por lo que se recomienda que el Gerente General piense en voz alta.

Aquí algunas recomendaciones prácticas adicionales:

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